提案書作成時のポイント

提案書とは

顧客の抱える問題を自社製品(サービス)を活用し解決できることを提案する物

「現状」と「あるべき姿」がありどうやって、両者を正確に把握し、ギャップを埋めていくかが大切

伝える⇒伝わる⇒理解する⇒納得⇒腹落ち(共感)⇒買ってもらう。理論と感情が大切

ポイント、注意すること

・意思決定者になるべくあっておくこと
・現場の一部などにヒアリングしただけだと、全社的な視点が欠けてしまう。現場、経営者、現行システムなど、全体を俯瞰した視点からニーズを把握すること
・システムを入れるのがあるべき姿ではない、課題を解決することが大切
・結論、ゴールがはっきりしていること
・図を用いて、なるべく文字を減らし一目でわかるようにする
・全体の見栄えに統一性を持たせる
・何が言いたいかをはっきりと書く
・よくわかっていない人にも理解できるように書く
・筋道だった流れがあること
・読み手を意識して書くこと
・説明した人だけでなく社内回覧されることも考える、経営者に向けた記載も盛り込むと良い

提案書作成のステップ

1.顧客のニーズをヒアリングし、整理する

全体を俯瞰してみて、顧客のあるべき姿を明確にする

2.ニーズを踏まえて、どのような提案をすべきか趣旨を決める

伝えたい内容は一つに絞り、何が実現できるのかを伝える

3.わかりやすく表現する

簡潔であることが重要

文章は、端的で、わかりやすく相手に興味を与える表現であること
1文40~50文字まで
箇条書きが基本

日付、数値など具体的な情報を盛り込む

主語と述語は必ず対応させる

図解は、適切な図解を用いてわかりやすいこと

カタカナ語は最小限に

使わない方がいい言葉、きれいだが意味をなさない

・明確化する
・徹底する
・極力
・フォローする
・速やかに
・努力する
・なるべく
・調整する

図解でわかりやすく

イメージのずれがなくなり、よりスムーズに正確に情報の共有ができる

両矢印(⇔)などは、相互作用、対立など、意味を取り違えて理解されてしまう可能性がある。その場合は、図解と文章で補完し合うことを意識する

枠を利用する、四角囲み、各丸四角囲み、丸囲み(あまり使わない方がいいが、他の囲みと違う意味を持たせるのに利用する)

線の太さ、太線で協調、点線で補足、薄線で他の物との区切りを示す。

矢印で関係性を表現する(線の太さや、種類で意味合いを持たせる)

マトリックスを使ってわかりやすく
縦軸と横軸を用意し、要素を座標に表現することで、優先順位や比較がやりやすくなる
比較対象ごと、評価指標ごとに〇、△、×をつけて、点数化すれば比較検討が一目瞭然になる

グラフを使ってわかりやすく
折れ線グラフ(複数項目の時間経過を同時に表現できる)
棒グラフ(各項目を比較し、差を明らかにするのに適している)
円グラフ(構成要素と、要素が全体に占める割合を伝えられる)

4.レイアウトを整える

役割ごとに、位置、フォント、文字サイズを統一させる。
文字寄せは統一する

例)タイトルは30pt、見出し24pt、小見出し20pt、本文16pt

各スライドの開始位置を揃える

人の視点は、「Z」を書くように移動する。その流れに沿って要素を配置する。

提案書の構成

1.表紙、タイトル

2.目次、アウトライン

3.課題、趣旨、ゴール
  提案で実現できることを明確にする。
  相手にとって価値のあるゴールを設定する

4.提案内容の全体像
  提案全体が理解できるように概要を3~5枚程度にまとめる

5.提案内容、詳細

6.特徴、アピールポイント

7.実績

8.具体的な実行プラン

思考法、テクニック

理論的であるためには

・明確な主張があること(何が言いたいのか?、どうしたいのか?)
・主張の根拠があること
・論拠が正しく主張を支持していること(ちゃんとつながっていること)
 相手の立場に立って、主張と論拠を相手が共感できるようにする
 Point⇒Reason⇒Example⇒Point

論拠はMECEを意識する、お互いに、ダブらず、全体を、もれなく(ジグソーパズルのイメージ)

論理の展開として、下記2パターンがある
・結論を話して、後から理由をつけるパターン
・理由を並べて、最後に結論を出すパターン