ワークフローシステムの一般的な機能

ワークフローシステムとは

会社の決まり事として、上司やさらにその上の役職の人に承認をもらう場合、これまでは紙で記載して判子を押してもらっていた。これをWebなどでシステム化したものである。

よくあるのは交通費などで、上司に承認をもらい、経理の担当者が確認して実際に交通費が振り込まれることになる。

管理者が管理画面からログインし、申請書と承認者の設定をすることで、ワークフローが簡単に構築できるようになる。

利用者は、割り当てられたIDとパスワードでワークフローシステムにログインし、申請や承認を実際に行うことになる。

一番基礎になる設計

ワークフロー画面設計

ワークフローは1種類ではなく、様々な業務ごとに別々のものが必要になる。画面レイアウトをカスタマイズしたり、必須項目を設定したりできる。

他にも印刷機能、ファイル添付機能、承認者のコメント欄などの設定ができる。

承認ルート設計

申請書ごとに承認者が変わってくるので、承認者の設定を行う。
(例)発注の承認は、「担当者→上長→部長」となる。

普通のフロー

並列フロー

ルートが分岐するフロー。

ルート分岐

条件に応じて承認者をつけたり外したりする。

承認者の設定

承認ルートの設定は、個人を設定することもできるが、人によって上司は異なってくる。システム内に組織マスタを持ち、申請者から見た、「上長」、「部長」が自動で設定されるようにするのが一般的である。

他にも、特定部署のメンバーをグループ定義して、そのグループを承認者として割り当てることもできる。
(例)経理担当者グループ

申請に関する機能

起票

申請書を新規作成する。

取り消し

起票した申請書を取り消す。(再申請不可)

取り戻し

申請書に不備があった場合、取り戻して修正後、再申請できる。

代理申請

申請書の起票を担当者とは別の人が行うことができる。代理申請者は申請時に担当者を選択して申請する。ワークフローは担当者から見た上司の設定で流れることになる。

催促

なかなか承認してくれない人に、催促する機能。

根回し

実際の申請をする前に、必要な人に確認を行う機能。前もってやり取りして、そのやり取りした情報が、後から起票する申請書に紐づけられる。

承認に関する機能

承認

申請書を承認する。

否認

申請を却下する。ワークフローは「却下」で完了となるため、申請者が再申請することはできない。

承認取り消し

承認したものを取り消すことができる。上の承認者が未承認の場合に可能。

差し戻し

内容に不備がある場合、申請者に差し戻して修正してもらう。

合議

承認者に複数の人を設定して、その人たちの意見で処理が決まる。
全員一致、多数決など承認となる条件は選べる。

引上げ承認

承認ルートが「上長→部長→常務」となっていた場合、「上長」申請前でも「常務」がいきなり承認を行うことができる。

代理承認

承認者が別の人に承認権限を譲渡して、その人が代わりに承認することができる。

その他

参照設定

ワークフローは基本的に申請者と、承認者のみが閲覧できる。参照設定をすることで、参照設定された人もワークフローの参照が可能になる。

項目ごとの非表示設定

申請書の項目で、申請者には見せない項目など、表示、非表示を設定できる。