MTGをやる時のポイント
・アジェンダを用意し目安時間を記入する。
・MTGの最初にアジェンダを連携する。
・最後にwrap upとして、決まったことなどを確認する。
・議事録を送付する。
新しいプロジェクトを始める時のやり方
- ゴールを明確にする。
- プロジェクトの全体像を把握してそれをパワポにまとめ可視化する。
- やらなければならないこと、タスクを作成する。
- タスクをスケジュールに落とし込む
計画書に記載する内容
- 目的
- 目標
- タスク
- 体制
- スケジュール
- 進捗状況（途中経過報告の場合）
報告を行うときのポイント
- 相手にどのように思って欲しいか、目的を持って報告する。
- 相手の思いをコントロールし、狙った状況を作り出す。
- （例）不具合報告をするときに全てを同じように報告するのではなく、優先度ごとにページを分けて、重要なものから温度感を変えて報告する。
単語登録
- いじょ：以上、よろしくお願いいたします。
- おつ：お疲れ様です。〇〇です。
- めあど：XXX＠XXX.com
提案をする時にはサクラを準備
何か新しいことを大勢の場で提案する場合、あらかじめ一人に話をして賛同してくれるようお願いしておく。
つまり、サクラを準備する。
最初の一人がフォロワーとなってくれれば、その後も賛同者が現れる可能性が高い。
最初に基準を合わせる
例えば、複数の要件の中から対象とするものをお客さんに確認しながら選定する場合、いきなりリストを上から確認するのはNGである。
まずは、ピックアップする基準を明確にしてから、リストを参照する。
基準に合わないがピックアップ対象としたいものがあった場合は、基準を修正する。
基準があるので、合意が取りやすく、短時間で終わる。
論点が大事
何か打ち合わせで物事を決める場合、何について話すか、何を決めるのかという論点が大切である。
何かを決めようとして「？」が出てきたらそれが論点である。
例えば運用ルールを決める場合は、誰が、いつ、何を、どのように、どうするといった5W1Hが論点になる。
一度話し合いで結論が出ても、論点がしっかりしていないと、もう一度打ち合わせをやった時にひっくり返る。
資料作成時のポイント
資料を作成する場合、まずは全体像がわかる資料、もしくはサマリーを準備する。
案を3つ作ったらその3つを1ページで見せてから個別ページで説明する。
できれば案を3つ作ったら1ページで図でみせる。うまくいけば文字列がなくともわかってもらえる。印象にも残る。
資料の目的を必ず書くこと、何を目的とした資料なのか。
提案時のポイント
何かを提案する時はポリシーを持つこと。
例えば変更管理の場合、手続きを簡単にしすぎるとどんどん変更要望が発生する。逆に、手続きを厳しくしすぎるとアンダーグラウンドでの変更や、不具合として変更をねじ込まれるようになる。
なぜその提案をするのか、背景と、ゴール（なりたい姿）を明確にして提案を行うこと。
課題があって、提案を準備して報告する際に、いきなり提案を持っていても、「これなんだっけ？」となってしまう。必ず最初にみんなに、ゴールを思い出してもらう必要がある。
相手の期待値を理解する。例えば、品質を再重要視するお客さんなのか、スピード重視なのか、それによって提案が変わってくる。
表を作ったら運用ルールが必要
何かの管理表を作成したら、必ず運用ルールが必要である。
細かいところから話をしない、大きいところから
お客さんと話をする時、細かい粒で一つ一つ確認しない。膨大な時間がかかっていつまで経っても終わらなくなる。
構造化して、大きな方針から合意する。
「うん」といってもらえるところから合意する。
オープンクエスチョンはNG、クローズドクエスチョンにする
人に質問する時は、どうしましょうか？、なんでしょうか？といったオープンクエスチョンはダメ。
必ず自分で考えて、クローズドクエスチョンにしてから質問する。
どうしましょうかではなく、自分はこう理解しましたが合っていますか？自分はこう思いますがいかがでしょうか。といった質問に変換する。
なぜ自分がそう思ったか理由もつけて聞く。
鉄は熱いうちに打て
お客さんと決め事をする際、前回決めたことがひっくり返ることがよくある。
一回で決め切ることを意識せよ。
お客さんは基本答えを持っていない。あとから確認しても全く違うことを言われる可能性がある。
山本五十六方式
やってみせ
言って聞かせてさせてみせ
誉めてやらねば人は動かじ
上司とお客さんのスケジュールを把握する
上司と、お客さんの主要メンバーのスケジュールは把握しておくこと。
何か相談に行くにも、予定を把握しておいて狙ったタイミングで行く必要がある。
会議の前に参加者をチェック
会議の前に、参加者をチェックしておくこと
主要人物がいない場合は、日程変更などのフォローが必要になる可能性あり。
YESと言ってくれる前提で提案しない
お客さんに話をするときに、YESと言ってくれる前提で話をするな。
NOと言われた時のプランを考えておくこと。
具体的には100のプランを持っていって、NOと言われたら、反対側に振って0プランにしますか？と聞いてみる。
最終的には、0から100のどこに落とすのかを決める。
