仕事関連のナレッジ

MTGをやる時のポイント

・アジェンダを用意し目安時間を記入する。

・MTGの最初にアジェンダを連携する。

・最後にwrap upとして、決まったことなどを確認する。

・議事録を送付する。

新しいプロジェクトを始める時のやり方

1. ゴールを明確にする。
2. プロジェクトの全体像を把握してそれをパワポにまとめ可視化する。
3. やらなければならないこと、タスクを作成する。
4. タスクをスケジュールに落とし込む

計画書に記載する内容

1. 目的
2. 目標
3. タスク
4. 体制
5. スケジュール
6. 進捗状況（途中経過報告の場合）

報告を行うときのポイント

• 相手にどのように思って欲しいか、目的を持って報告する。
• 相手の思いをコントロールし、狙った状況を作り出す。
• （例）不具合報告をするときに全てを同じように報告するのではなく、優先度ごとにページを分けて、重要なものから温度感を変えて報告する。

単語登録

• いじょ：以上、よろしくお願いいたします。
• おつ：お疲れ様です。〇〇です。
• めあど：XXX＠XXX.com

提案をする時にはサクラを準備

何か新しいことを大勢の場で提案する場合、あらかじめ一人に話をして賛同してくれるようお願いしておく。

つまり、サクラを準備する。

最初の一人がフォロワーとなってくれれば、その後も賛同者が現れる可能性が高い。

最初に基準を合わせる

例えば、複数の要件の中から対象とするものをお客さんに確認しながら選定する場合、いきなりリストを上から確認するのはNGである。

まずは、ピックアップする基準を明確にしてから、リストを参照する。

基準に合わないがピックアップ対象としたいものがあった場合は、基準を修正する。

基準があるので、合意が取りやすく、短時間で終わる。

論点が大事

何か打ち合わせで物事を決める場合、何について話すか、何を決めるのかという論点が大切である。

何かを決めようとして「？」が出てきたらそれが論点である。

例えば運用ルールを決める場合は、誰が、いつ、何を、どのように、どうするといった5W1Hが論点になる。

一度話し合いで結論が出ても、論点がしっかりしていないと、もう一度打ち合わせをやった時にひっくり返る。

資料作成時のポイント

サマリーを作れ

資料を作成する場合、まずは全体像がわかる資料、もしくはサマリーを準備する。
案を3つ作ったらその3つを1ページで見せてから個別ページで説明する。
できれば案を3つ作ったら1ページで図でみせる。うまくいけば文字列がなくともわかってもらえる。印象にも残る。

資料の位置付けを書け

資料の目的を必ず書くこと、何を目的とした資料なのか。
資料の位置付けを必ず書くこと。

口で説明しなくてもわかるように書け

口頭で説明しなくてもわかる資料にすること。上の人は説明は聞いていない。勝手に読み進めて理解しようとする。

読んだ時にHOWよりもWHYがわかるように書け

HowよりもWhyが大事、資料を読んだだけでWhyがわかるようにする。理由を聞かれたら伝わっていないと思え。

提案時のポイント

何かを提案するときはポリシーを持つ

何かを提案する時はポリシーを持つこと。

例えば変更管理の場合、手続きを簡単にしすぎるとどんどん変更要望が発生する。逆に、手続きを厳しくしすぎるとアンダーグラウンドでの変更や、不具合として変更をねじ込まれるようになる。

なぜその提案をするのか、背景と、ゴール（なりたい姿）を明確にして提案を行うこと。

まずは目的を理解してもらう

課題があって、提案を準備して報告する際に、いきなり提案を持っていても、「これなんだっけ？」となってしまう。必ず最初にみんなに、ゴールを思い出してもらう必要がある。

相手の期待値を理解する

相手の期待値を理解する。例えば、品質を再重要視するお客さんなのか、スピード重視なのか、それによって提案が変わってくる。

HOWではなくWHYをまず説明する

相手にやることを理解してもらうには、どうやってやるのか（How）の前に、どうしてそれをやるのか目的（Why）をきちんと説明して腹落ちしてもらう。

どうしても忘れがちになる。Whyが一番大事。

作業の進捗報告はポジティブに

タスクは、期日に向かって進める。

終わっているか聞かれて、一言「できていません」という回答はNG、期日に向かって進めており、条件付きでできていることを伝えるようにする。

こちらから確認、依頼して返事をもらったら必ず返信する

確認依頼をして、返事をもらったら、なるべく早く返信しよう。

表を作ったら運用ルールが必要

何かの管理表を作成したら、必ず運用ルールが必要である。

細かいところから話をしない、大きいところから

お客さんと話をする時、細かい粒で一つ一つ確認しない。膨大な時間がかかっていつまで経っても終わらなくなる。

構造化して、大きな方針から合意する。

「うん」といってもらえるところから合意する。

オープンクエスチョンはNG、クローズドクエスチョンにする

人に質問する時は、どうしましょうか？、なんでしょうか？といったオープンクエスチョンはダメ。

必ず自分で考えて、クローズドクエスチョンにしてから質問する。

どうしましょうかではなく、自分はこう理解しましたが合っていますか？自分はこう思いますがいかがでしょうか。といった質問に変換する。

なぜ自分がそう思ったか理由もつけて聞く。

鉄は熱いうちに打て

お客さんと決め事をする際、前回決めたことがひっくり返ることがよくある。

一回で決め切ることを意識せよ。

お客さんは基本答えを持っていない。あとから確認しても全く違うことを言われる可能性がある。

山本五十六方式

やってみせ
言って聞かせてさせてみせ
誉めてやらねば人は動かじ

上司とお客さんのスケジュールを把握する

上司と、お客さんの主要メンバーのスケジュールは把握しておくこと。

何か相談に行くにも、予定を把握しておいて狙ったタイミングで行く必要がある。

会議の前に参加者をチェック

会議の前に、参加者をチェックしておくこと

主要人物がいない場合は、日程変更などのフォローが必要になる可能性あり。

YESと言ってくれる前提で提案しない

お客さんに話をするときに、YESと言ってくれる前提で話をするな。

NOと言われた時のプランを考えておくこと。

具体的には100のプランを持っていって、NOと言われたら、反対側に振って0プランにしますか？と聞いてみる。

最終的には、0から100のどこに落とすのかを決める。

何を依頼するか明確にする

資料を確認してください。だけだと、相手は何を確認して良いかわからない。

どこをどのように見て、何をして欲しいのか明確に伝える。

何かを依頼したら期日前にリマインドせよ

依頼して期日を過ぎてから督促すると、相手が忘れていた場合など、提出が大幅に遅れる可能性がある。

一度リマインドを入れると、相手も認識して期日までに対応してくれることが多い。

文章で報告する時の注意

◯◯とのことという言い方をしない

人から聞いたことを伝える時に「◯◯とのこと」という言い方ではなく、その人の発言として記載する。

（例）XXさんにヒアリングしました。「◯◯である」

二重否定を使わない

辞退したいわけではない。など

アクションは最後に入れる

報告が複数あり、何か行動を依頼する場合などは、1つ1つに入れるのではなく、最後にまとめて入れる。

マスタスケジュールを報告用に切り出す時

プロジェクト期間が長く、マスタスケジュールを1年分など切り出して表示する際は、過去1/3、未来2/3の割合にすると良い。

正解がないことに対して、相手に答えを求めるな

正解がないことに対して「合っていますか？」というようなお客さんに答えを求める質問はしないこと。

相手はプレッシャーに感じる。

「自分は◯◯だと思いますがいかがでしょう」といったように提案型の質問にする。

資料の読み上げに意味はない

書いてあることをそのまま読み上げるのはあまり意味がない、できる人は読んでもらって聞くよりも、目で追って理解する方が早い。

書いてあることに背景や、ストーリーを加えて修飾することで、内容が頭に入ってくる。

目標を1on1のテーマに挙げて定期的に思い出す

年初に今季の目標を立てて、評価の時期になるまで忘れているということはよくある。対応策として、1on1で毎回状況を確認するようにしておくと最後に焦らなくてすむ。

伝える大切さ

自分が何か考えていたり情報を持っていても、それを伝えなければ何の意味もない。

せっかくいいことに気がついても、相手に伝わっていない場合は価値ゼロ

シリーズ化せよ

プロジェクト内で何かを伝える場合、気づくたびにその都度伝えるのは統一感がない。
受け取る側も「なぜ急にそんなことを言い出したのか」と感じる可能性がある。

「プロジェクト成功のためのポイント」シリーズとして告知することで、相手は「いつものシリーズだ」と受け取りやすくなる。後から見返してナレッジ化できるというメリットもある。

人に依頼するときはアウトプットを求めろ

不特定多数の人に「資料を見ておいてください」と言っても必ずやってくれない人が発生する。

確実にやってもらいたいときはアウトプットを求めること。

例えば、「資料を見たらこのチェックシートにチェックしてください」など

リマインドは期限内が鉄則

何かを依頼していて、リマインドする場合、期限が切れてからやるのではなく、期限が切れる少し前にやるべき。

相手がバツの悪い思いをしなくて済む。「今ならセーフ！」とすぐに対応してもらえる確率が高い。